In de spotlights februari 2020 Wilma

Mijn naam is Wilma Smids en ik ben de secretaresse van de praktijk.

Sinds  2006 ben ik werkzaam bij Fysiotherapie. Eerst heb ik onder de hoede van Wya de kneepjes van het werken als secretaresse van een hectische praktijk geleerd.  Maar toen zij na een aantal jaren met pensioen ging, moest ik het in mijn eentje doen.

Het is een veelomvattende baan waarin ik vooral de fysiotherapeuten bij sta en hen veel taken uit handen probeer te nemen.

Eigenlijk zijn mijn taken teveel om op te noemen:

De dag begint met het beluisteren van het antwoordapparaat, want in de avond wordt er ook wel eens een bericht ingesproken, of ‘s ochtends vroeg, wanneer iemand ziek geworden is.

Daarna beantwoord ik de telefoon, maar om 11.30 uur gaat het antwoordapparaat er op, zodat ik ongestoord andere werkzaamheden kan doen, zoals het brieven klaar maken voor verzending, mail beantwoorden, scannen, bestellingen plaatsen van theraband, tape, kopieerpapier enz., patiënten inplannen en agenda beheer.

Maandelijks worden de behandelingen naar de zorgverzekeraars gedeclareerd en worden nota’s gemaakt voor cliënten die zelf de behandelingen betalen. Dat zijn terugkerende piekmomenten elke maand.

‘s Ochtends hebben we om 10 uur koffiepauze en zorg ik dat de koffie klaar staat. Onder de koffie hoor je wat er bij iedereen speelt en ben ik ook het luisterende oor. Want we werken in een groot teamverband, daardoor is er altijd wel wat aan de hand.

De praktijk werkt volgens het HKZ normen en daarvoor ben ik sinds kort ook als medewerker kwaliteit ingezet. Als taken horen daarbij het kwaliteitshandboek onderhouden en procesbeschrijvingen maken. Hiervoor heb ik geregeld overleg met de maatschap, want als er verbeterpunten zijn, worden daar doelen voor gemaakt.

Eigenlijk is de benaming “spin in het web”  wel een juiste, want achter de telefoon en de computer zie ik veel zaken als eerste en stuur ik het naar de juiste personen om uit te voeren.

Graag tot horens aan de telefoon!